Arbetet är gjort. Efter månader av riskanalyser, workshops och skrivande ligger den där – en tjock pärm eller ett digitalt dokument med titeln “Krisledningsplan”. Många organisationer andas ut här och betraktar jobbet som slutfört. Men i själva verket har den viktigaste delen av resan bara börjat. En krisplan som ingen känner till, förstår eller har tränat på är i praktiken värdelös. Framgångsrik implementering är det som omvandlar en teoretisk plan till en praktisk förmåga att agera.
Förankring i ledningen är A och O
Implementeringen måste börja i toppen. Om inte ledningsgruppen fullt ut står bakom och förstår vikten av planen kommer den aldrig att få det genomslag som krävs i resten av organisationen. Ledningen måste aktivt delta i de sista stegen av utvecklingen, formellt godkänna planen och avsätta de resurser som krävs för utbildning och övning. Deras engagemang signalerar till alla anställda att detta är en prioriterad fråga och inte bara ännu ett byråkratiskt måste.
Kommunikation och utbildning i hela organisationen
När planen är förankrad i ledningen är det dags att rulla ut den. Detta bör ske genom en genomtänkt kommunikations- och utbildningsstrategi.
- Allmän information: Alla anställda behöver inte kunna planen i detalj, men de måste känna till att den finns och veta hur de ska agera vid en akut situation. Var finns larmknappar? Vilka är utrymningsvägarna? Vem ska de kontakta vid en incident? Denna grundläggande information kan spridas via intranät, personalmöten och nyanställdas introduktion.
- Rollspecifik utbildning: De personer som ingår i krisledningsgruppen eller har andra specifika roller i planen behöver djupgående utbildning. De måste förstå sina mandat, sina ansvarsområden och de verktyg och checklistor som finns i planen. Detta sker bäst genom dedikerade workshops och seminarier. Att handlar om att ge rätt person rätt kunskap.
Gör planen lättillgänglig
I en akut krissituation finns det inte tid att leta efter en bortglömd pärm i ett arkivskåp. Krisplanen måste vara omedelbart tillgänglig för de som behöver den, även om de vanliga systemen ligger nere.
- Digital plattform: Använd en molnbaserad plattform eller en dedikerad app som går att nå från mobiltelefoner. Det säkerställer att krisledningen har tillgång till checklistor, kontaktlistor och dokumentation oavsett var de befinner sig.
- Fysiska kopior: Ha ett fåtal uppdaterade, fysiska kopior av de mest kritiska delarna av planen på strategiska platser, som till exempel i ett förutbestämt krisrum och hos nyckelpersoner.
Öva, utvärdera och uppdatera
Den absolut viktigaste delen av implementeringen är att regelbundet öva. Det är först när planen testas i ett realistiskt scenario som man upptäcker dess brister och styrkor. Fungerar kommunikationsvägarna? Är rollerna tydliga? Är checklistorna användbara? Efter varje övning måste en noggrann utvärdering göras. De lärdomar som dras ska sedan användas för att revidera och förbättra planen. En krisplan är ett levande dokument. Genom att skapa en årscykel av utbildning, övning, utvärdering och uppdatering ser man till att planen förblir ett relevant och kraftfullt verktyg, redo att användas när det verkligen behövs.